Система коллективного взаимодействия для школьного сайта

Типовые школьные сайты существуют уже давно.

Традиционно в школе есть один ответственный человек за официальный сайт. Как правило, это учитель информатики, у которого и своей нагрузки достаточно.

И направлений в современной школе так много, что одному человеку уследить за всем просто невозможно. Структура сайта весьма развита, страницы многих направлений требуют постоянного поддержания в актуальном состоянии.

Но не всё так страшно, если подойти к задаче системно.

На первом этапе (в прошлом году) мы решили вопрос с наполнением ленты новостей. Для этого было организовано Сообщество в школьном домене Гугл, где прописали регламент публикации. И предложили сотрудникам описывать информационные поводы для наполнения новостных лент. 

В Сообществе мы получили постоянный источник новостных публикаций для официального сайта школы и социальных сетей. Мы увидели активных авторов и можем вести работу по качеству представляемых материалов, фото и видео контента.

В этом году для актуализации информации на страницах официального сайта построена система постояннодействующего мониторинга.

Составлен календарь "Официальный сайт", где по времени в течение месяца распределены события - напоминания ответственным о необходимости проверить актуальность своих страниц.

Типовой шаблон напоминания:

Описание

У каждой страницы своя форма мониторинга для отдельных ответственных. Это связано с тем, что у некоторых направлений есть несколько страниц на сайте. 

Результаты проверок попадают в одну таблицу на разные листы.

Если в таблице появилась отметка "Страница требует уточнения информации", ответственный  за страницу на официальном сайте школы обязан оперативно предоставить актуальную информацию для публикации.

В инструментах таблицы результатов настроено оповещение заинтересованным лицам о дополнениях, вносимых в таблицу мониторинга.

Это могут быть самые разные специалисты:

• Помощник директора школы;
• Руководитель PR службы;
• Заместитель директора;
• Администратор школьного сайта

Система мониторинга постояннодействующая.

Однако, в данной системе контрольный мониторинг сайта на уровне школы может проводить любой ответственный сотрудник с любой периодичностью.

Например, заместитель директора - один раз в квартал.

Таким образом, работа ответственных специалистов со своими страницами становится регулярной и наглядной. Администрация школы видит системный процесс поддержания информации страниц школьного сайта в актуальном состоянии.

В среднем на мониторинг страницы по направлению у ответственного  уходит не более 5 минут в месяц. При условии, что страница содержит актуальную информацию, которую он своевременно передал на публикацию администратору школьного сайта.